20 maart, 2022 |

Vrachtwagen wegtransport, vooral op internationale routes, vereist veel formaliteiten die correct en in overeenstemming met de lokale regelgeving moeten worden afgehandeld. Het merendeel hiervan is echter meestal de taak van de vervoerder of het logistieke bedrijf. Dit is niet het geval met de chauffeurskaart – een document waarvoor elke vrachtwagenchauffeur in de Europese Unie moet zorgen. Het is een buitengewoon belangrijke kwestie zowel voor mensen die dit beroep reeds uitvoeren, als voor degenen die net overwegen te kiezen voor dit carrièrepad. Wat moet u er dus over weten? Waar een chauffeurskaart aan te maken en hoe lang duurt het aanmaakproces? Welke vereisten moeten worden vervuld? De antwoorden op deze en vele andere vragen vindt u hieronder!

De chauffeurskaart – wat is het?

De elektronische chauffeurskaart is een persoonlijk document met foto dat dient ter verzameling van informatie over de chauffeur en zijn identificatie, bijvoorbeeld tijdens een wegcontrole. Op de kaart worden gegevens van 28 rijdagen vermeld – na deze periode moet de werkgever ze kopiëren en bewaren gedurende de volgende 12 maanden.

De verzamelde informatie mag worden gebruikt door bijvoorbeeld:

• een instantie die bevoegd is om de werkzaamheden van een bedrijf te controleren om na te gaan over de transportorders conform zijn met de toepasselijke regelgeving,
• de werkgever om het verloop van de werkzaamheden van de chauffeur op te volgen,
• de werkgever en/of de werknemer bij geschillen betreffende de arbeidstijd of het verloop van het order.

Belangrijk is dat de werkgever verplicht is om de gegevens neer te schrijven, zelfs voor een periode korter dan 28 dagen, indien de samenwerking met de chauffeur eindigt of zijn kaart haar geldigheid verliest. Daarnaast is het ook noodzakelijk de informatie te kopiëren en ter beschikking te stellen op verzoek van instanties die bevoegd zijn om deze te controleren.

Welke informatie bevindt zich op de chauffeurskaart?

De chauffeurskaart bevat:

• informatie over het land waar het voertuig is geregistreerd,
• persoonlijke gegevens van de chauffeur,
• het nummer van het rijbewijs.

Bovendien worden ook de details van de rit geregistreerd, waaronder:

• de datum en het tijdstip waarop bepaalde informatie is verzameld,
• de afgelegde afstand,
• de rijtijd,
• veranderingen in activiteit,
• aanrijdingen en storingen.

Wie moet een chauffeurskaart aanmaken?

Elke beroepschauffeur moet in het bezit zijn van een chauffeurskaart, als deze in het kader van de beroepsactiviteiten een voertuig bestuurt waarin verplicht een digitale tachograaf moet zijn geïnstalleerd. Overeenkomstig de voorschriften van de Europese Unie zijn dit voertuigen die:

• een totaalgewicht (inclusief oplegger of aanhanger) hebben van meer dan 3,5 ton,
• die tegelijkertijd meer dan 9 personen (8 passagiers en de chauffeur) kunnen vervoeren.

Hoe de chauffeurskaart te gebruiken?

Aan een bepaalde chauffeur kan slechts één kaart worden uitgereikt. Enkel de eigenaar mag het document gebruiken, en alle handelingen waaronder het uitlenen, het in de auto achterlaten na het werk, het zonder reden verwijderen tijdens het werk of het manipuleren van de gegevens opgeslagen op de kaart, zijn in strijd met de regelgeving. De chauffeur is verplicht om de kaart te gebruiken vanaf het aanvatten van de werkzaamheden tot de beëindiging ervan, op elke dag dat het voertuig wordt bestuurd.

Hoe lang dient men te wachten op de uitgifte van de chauffeurskaart?

De wachttijd voor de voorbereiding en uitgifte van het document bedraagt maximaal een maand vanaf de datum van ontvangst door de bevoegde instantie (in Polen worden de kaarten uitgegeven door de Poolse Uitgeverij van Waardepapieren) van een correct ingevulde aanvraag en een volledige set van documenten.

Hoe lang is een chauffeurskaart geldig?

Conform Verordening nr 165/2014 (EU) van het Europese Parlement en de Raad, heeft de chauffeurskaart een geldigheid van maximaal 5 jaar vanaf het moment van uitgifte. Het kan echter nodig zijn deze te vervangen als het rijbewijs van de chauffeur binnen deze periode vervalt of als het wordt vervangen bijvoorbeeld bij verandering van woonplaats. Rijden zonder een geldig document is in strijd met de wet, daarom moet u zorgen voor een regelmatige verlenging van de chauffeurskaart.

Hoe een chauffeurskaart aan te maken?

Het aanmaken van een chauffeurskaart is niet enkel nodig voor mensen die net beginnen als vrachtwagenchauffeur, maar ook wanneer de vorige kaart gestolen, beschadigd of vervallen is. Men dient ook te zorgen dat een nieuwe kaart wordt verkregen als de persoonlijke gegevens of het adres van de chauffeur zijn gewijzigd.

De chauffeurskaart – waar aan te maken?

Chauffeurs die een chauffeurskaart willen verkrijgen in Polen zijn verplicht om een gepaste aanvraag in te dienen bij de instantie die bevoegd is om deze te behandelen en het document uit te geven, met name de Poolse Uitgeverij voor Waardepapieren. Er zijn twee manier op een chauffeurskaart te verkrijgen:

• op traditionele wijze, met name het versturen van een schriftelijke aanvraag per e-mail naar het adres van de Poolse Uitgeverij voor Waardepapieren,
• op elektronische wijze, met name door het indien van een online aanvraag, gebruik makende van een vertrouwd profiel of een elektronische handtekening.

De ingevulde aanvraag dient te worden vergezeld van een kopie van het rijbewijs en een foto die voldoet aan de vereisten en een bevestiging dat de kosten voor uitgifte van het document zijn voldaan.

Wie dient de aanvraag in?

De chauffeurskaart wordt uitgereikt op basis van een ingediende aanvraag door het hoofd van de Poolse Uitgeverij voor Waardepapieren in papiervorm of elektronisch samen met de set van vereiste documenten. Het is ook mogelijk dat de werkgever namens de werknemer een kaart aanvraagt.

Hoeveel kost de chauffeurskaart en wie betaalt dit?

De huidige kost voor aanmaak van een chauffeurskaart bedraagt 172,20 pln. De vergoeding moet worden betaald voordat de aanvraag wordt ingediend, en de betalingsbevestiging moet bij de ingediende aanvraag worden gevoegd. Belangrijk is dat de werkgever niet verplicht is de kosten te dekken voor het verkrijgen van de kaart, maar hij/zij kan vrijwillig besluiten om het betaalde bedrag deels of volledig terug te betalen aan de chauffeur.

Verlenging van de chauffeurskaart – hoe?

In plaats van een nieuwe kaart aan te vragen, als de kaart in het bezit niet meer actueel is, kan de chauffeur eerder al een aanvraag indienen bij de Poolse Uitgeverij voor Waardepapieren voor de verlenging van zijn/haar document. Een dergelijke aanvraag moet uiterlijk 15 dagen vóór het einde van de geldigheidsperiode worden ontvangen – in dit geval wordt een nieuwe chauffeurskaart uitgereikt vóór het verstrijken van de vorige geldigheidsperiode. Hierdoor kan worden voorkomen dat de chauffeur het voertuig bestuurt zonder geldige kaart, wat illegaal is, of niet in staat is om zijn/haar taken uit te voeren terwijl hij/zij wacht op de uitgifte van een nieuw document.

Boetes voor het rijden zonder chauffeurskaart – wanneer, voor wie en welke?

Het besturen van een voertuig met digitale tachograaf zonder geldige chauffeurskaart is in strijd met de voorschriften van de wegenverkeerswet en kan bij vaststelling tijdens een controle uitgevoerd door een bevoegde instantie worden bestraft met een geldboete, zowel voor de chauffeur als voor de werkgever.

Bovendien werden via de wijziging van de verkeerswet, die begin 2022 in werking trad, niet alleen hogere boetes geïntroduceerd voor verkeersovertredingen of onbevoegd rijden, maar kan ook het rijbewijs worden ingetrokken voor een periode van drie maanden voor het rijden zonder chauffeurskaart. De politie kan het rijbewijs van de chauffeur intrekken wanneer tijdens een wegcontrole een onrechtmatig gebruik van de tachograaf wordt vastgesteld, wat betrekking kan hebben op:

• het gebruik van een vreemde chauffeurskaart tijdens het rijden,
• het gebruik van apparatuur voor het manipuleren van de correcte werking van de tachograaf,
• het rijden met uitgeschakelde tachograaf,
• het rijden zonder geldige chauffeurskaart.

Belangrijk is dat de chauffeur op het moment van tijdelijke intrekking van het rijbewijs een ontvangstbewijs ontvangt waarmee hij de komende 24 uur nog mag rijden – dit is om de chauffeur in staat te stellen terug te keren naar de basis. Voor chauffeurs die een rijbewijs hebben dat is uitgereikt in het buitenland wordt een ontvangstbewijs uitgereikt voor de komende 72 uur.

Wat te doen bij verlies of beschadiging van de chauffeurskaart?

Bij verlies van de kaart, bijvoorbeeld als gevolg van diefstal, moet dit onmiddellijk worden gemeld in het land waar het incident plaatsvond. Dit is belangrijk omdat een chauffeur die kan aantonen dat hij/zij formeel de diefstal of de vernietiging van de kaart heeft gemeld en een aanvraag heeft ingediend voor een nieuwe kaart, verder mag rijden met het voertuig om naar de basis terug te keren zonder geldige kaart. Zo niet worden bij een wegcontrole boetes opgelegd als het document ontbreekt.

Bij storing of verlies van het document moet een aanvraag worden ingediend voor een vervangende kaart bij de instantie die bevoegd is voor de afgifte van kaarten voor uw woonplaats (de Poolse Uitgeverij voor Waardepapieren in Polen). De nieuwe kaart wordt uitgereikt binnen uiterlijk 8 dagen na indiening van een correcte aanvraag.