30 maart, 2022 |

Efficiënt goederentransport is van uitzonderlijk belang voor het functioneren van vrijwel elke economietak, en zelfs kleine vertragingen kunnen gevolgen hebben voor de hele toeleveringsketen. Niet verwonderlijk dus dat transportbedrijven voortdurend op zoek zijn naar manieren op het werk te optimaliseren om een hoger rendement en tijdigheid van leveringen te realiseren. De manier om op dit vlak de grootste voordelen te halen, is digitalisering – vooral expeditie en logistiek zijn gebieden die eenvoudig kunnen worden verbeterd door het gebruik van moderne technologieën en systemen. Hoe kunnen vervoerders en hun klanten voordeel halen uit het gebruik van oplossingen zoals TMS?

Wat is het TMS-systeem?

Het TMS-systeem (Transport Management System) is een transportbeheersysteem, software gecreëerd voor de TSL-branche die het plannen, beheer en verrekening van transportorders vergemakkelijkt. Door het gebruik van digitale tools in transportbedrijven kan de gehele documentatie worden bewaard op één plek en heeft u op elk ogenblik gemakkelijk toegang tot de benodigde informatie. Deze oplossing biedt echter meer dan alleen de overgang van papieren documenten naar hun digitale versie – de selectie van programma’s in het licht van uw specifieke bedrijfskenmerken en de behoeften van uw team laat toe om de documentenstroom aanzienlijk te versnellen, beter toezicht te houden op de uitgaven, de kosten te optimaliseren en efficiënter de routes te plannen.

Is het gebruik van het TMS-systeem noodzakelijk voor de transportbranche?

De grote concurrentie in de transportbranche vereist van de vervoerders een voortdurende verbetering van de serviceverlening om aantrekkelijke orders binnen te halen. Het volstaat niet om enkel de beste prijzen aan te bieden, het is belangrijker om snelle, veilige en efficiënte leveringen te verzorgen. Daarvoor zijn oplossingen zoals TMS – met het transportbeheersysteem kan het rendement en de efficiëntie van het bedrijf worden vergroot, en de transparante manier van de werkzaamheden en toegang tot de informatie over het verloop van een order heeft ook een positieve invloed op de geloofwaardigheid van het bedrijf in de ogen van klanten. Het is ook belangrijk te weten dat concurreren met vervoerders die dagelijks nieuwe technologieën gebruiken, waarbij enkel traditionele en verouderde methoden worden gebruikt, niet alleen erg moeilijk maar ook niet rendabel is. Dit alles maakt dat digitalisering van transport weliswaar geen noodzakelijke voorwaarde is in de transportbranche, maar indien u dit niet gebruikt neemt uw kans op succes zeker niet toe.

Hoe een TMS-systeem te selecteren en het te implementeren in het transportbedrijf?

De digitalisering van transportprocessen kan voordelen opleveringen voor zowel kleine lokale transportbedrijven als voor grote bedrijven die leveren op internationale routes. Bij de selectie van specifieke oplossingen moet echter altijd rekening worden gehouden met de specificiteit van de activiteit, zodat het mogelijk wordt om optimale resultaten te behalen en exact in te spelen op de behoeften van een bepaalde vervoerder en zijn klanten. Bij het selecteren van software voor uw bedrijf is het de moeite waard te letten op de beschikbare functies en configuratiemogelijkheden voor maximale afstemming op het type orders.

De selectie van het systeem is slechts de eerste stap, in de volgende stap is het nodig om het te implementeren en te combineren met andere tools of programma’s die worden gebruikt in een bepaald bedrijf. Hierdoor worden de gegevens en behoeften van alle afdelingen verwerkt in één TMS-systeem – logistiek, transport, expeditie, evenals de boekhoud- en HR-afdeling – voor een efficiëntere uitvoering van transporten en het beheer van de middelen en beschikbare tools. Aangezien de winstgevendheid en de doeltreffendheid van de hele investering afhankelijk is van de correcte implementatie van de software en de opleiding van de medewerkers, wordt deze taak het best uitbesteed aan specialisten in plaats van besparingen te zoeken door universele of niet-geteste oplossingen te selecteren.

Voordelen van de digitalisering van het transportproces

Voor de vervoerder

• Een volledige database over het orderverloop. Het TMS-systeem verzamelt gegevens, o.a. over de transportfasen, de werktijd van de chauffeur, de staat van het voertuig, de specificiteit van de lading en nog veel meer, op één plek. Bovendien hoeft u om ze te vinden geen afzonderlijke documenten te bekijken, omdat u met de software de gezochte informatie terugvindt.
• De mogelijkheid om snel te reageren en veranderingen door te voeren. Automatisering en informatie over het transport die in realtime het systeem voeden, stellen u in staat om snel eventuele vertragingen of problemen op te sporen en deze te verhelpen. Het is een eenvoudige manier om toezicht te houden op de werktijden van chauffeurs, de conformiteit van het transport met de orderdetails en de staat van het wagenpark.
• Verhoogde effectiviteit van de samenwerking tussen verschillende bedrijfsafdelingen. Bij het gebruik van papieren documentatie wordt gemakkelijk belangrijke informatie over het hoofd gezien of verloren, vooral in het geval dat documenten worden overgebracht tussen afdelingen. IT-systemen verhinderen dit probleem, en elke medewerker heeft toegang tot de benodigde gegevens vanaf de werkplek.
• Optimalisatie van het transportproces en vermindering van verliezen. Gedetailleerde kennis van de bedrijfsactiviteiten is de sleutel tot de verbetering ervan. Met het TMS-systeem kan het rendement worden verbeterd, een betere selectie van de tools voor het type lading worden gemaakt, het oppervlak van de aanhanger worden geoptimaliseerd, en de routes worden gepland in termen van snelheid en efficiëntie.

Voor de opdrachtgever

• Hogere kwaliteit van de klantservice Door digitalisering van het transportproces kunnen transportdocumenten sneller worden opgemaakt en bezorgd aan de klant zonder onnodige vertraging. Dit betekent ook dat niet moet worden gewacht op berichten aangaande het order, omdat deze doorlopend beschikbaar zijn.
• Snelle toegang tot informatie over het order Afhankelijk van de door de vervoerder geselecteerde oplossingen kan de klant toegang krijgen tot actuele informatie over het orderverloop, en zelfs de mogelijkheid om de reis te volgen.
• Vermindering van het risico op vertragingen en complicaties. Efficiëntie communicatie op de as chauffeur-vervoerder zorgt voor een snelle probleemoplossing op de weg en een efficiëntere routeplanning.

Marathon International zet in op digitalisering

Bij Marathon International begrijpen we hoe belangrijk de impact is van moderne technologieën op de kwaliteit van transportservices. Daarom hechten we veel waarde aan een snelle introductie van alle nieuwigheden in ons bedrijf en een regelmatige update van de toegepaste systemen. Op deze manier kunnen we volledige transparantie van de samenwerking en een snelle levering van documenten aan de klant garanderen. Voor een nog grotere efficiëntie van ons werk plannen we om het contact met de klant volledig te digitaliseren, waar het veel efficiënter en zonder onnodige vertragingen zal verlopen.