8 december, 2021 |

De CMR-vrachtbrief is een van de belangrijkste documenten voor transportbedrijven die internationaal transport uitvoeren. Het is een bevestiging van de sluiting van het contract tussen de opdrachtgever en de transporteur, het regelt de fundamentele kwesties met betrekking tot de uitvoering van de opdracht en het bevat de nodige informatie over de te vervoeren lading. Wat moet u er zeker over weten? Is het verplicht om een CMR te hebben? Hoe zorgt u voor een goede opmaak van de documenten om misverstanden te voorkomen en een vlotte levering te verzekeren?

CMR – wat is het?

Om te beginnen is het nuttig de oorsprong van de naam CMR uit te leggen – het is een afkorting van de Franse Convention relative au contrat de transport international de Marchandise par Route, oftewel het Verdrag betreffende het contract tot internationaal vervoer van goederen over de weg van 1956. Het verdrag bepaalt de regels voor het commerciële goederentransport tussen verschillende landen, op voorwaarde dat ten minste één van hen het Verdrag heeft ingevoerd op zijn grondgebied. Een van de belangrijkste aangelegenheden die door de bepalingen ervan worden geregeld, is dat van de internationale vrachtbrief. Hoewel het geen enkel modeldocument oplegt, bepaalt het duidelijk welke informatie erin moet worden opgenomen om aan de vereisten te voldoen en als een formele bevestiging van het gesloten contract te worden beschouwd.

Internationale CMR-vrachtbrief – de belangrijkste informatie

Wie maakt de CMR-vrachtbrief op?

De bepalingen geven niet aan welke partij verantwoordelijk is voor het opstellen van de CMR-vrachtbrief. Zij geven echter aan dat de documentatie de handtekeningen van zowel de afzender als de transporteur moet bevatten – de vorm van de handtekeningen en de taal van het document moeten worden afgestemd op de wettelijke eisen van de toepasselijke wetgeving in het land van verzending. Dit betekent dat de CMR voor het vrachtwagentransport België-Polen moet worden opgesteld in het Nederlands, Frans of Duits, de officiële talen in België.

Belangrijk is dat, hoewel de afzender niet verplicht is de documenten op te stellen, hij verantwoordelijk is voor eventuele extra kosten of schade van de transporteur als gevolg van onregelmatigheden in de vrachtbrief.

Wanneer worden de CMR-documenten voor het transport opgemaakt?

Een CMR-vrachtbrief kan worden opgemaakt voor elk transport dat start vanuit of gericht is naar een land dat het CMR-Verdrag heeft aangenomen – dit zijn de meeste Europese landen. Het is ook mogelijk meer dan één vrachtbrief op te maken voor een bepaalde transportopdracht, bijvoorbeeld wanneer meer dan één voertuig betrokken is bij het transport of de vervoerde lading uit verschillende goederengroepen bestaat. De beslissing hierover hangt af van individuele afspraken tussen de afzender en de transporteur.

Houd er ook rekening mee dat het CMR alleen van toepassing is op commercieel goederentransport over de weg en niet op expeditiediensten en transport van poststukken, lijken of hervestiging van goederen.

Hoeveel CMR-documenten moeten worden opgemaakt?

De internationale vrachtbrief moet worden opgemaakt in drie identieke exemplaren, één voor:

• de afzender,
• de transporteur,
• de afnemer (deze wordt samen met de lading verstuurd).

In juridische termen heeft elk van hen dezelfde waarde en kan dienen als formele bevestiging van de sluiting van het contract. Soms wordt nog een extra vierde exemplaar gemaakt voor administratieve doeleinden.

Wat moet er in de transportdocumentatie staan?

Volgens de bepalingen van het Verdrag moet een correct ingevulde CMR de volgende informatie bevatten:

• plaats en datum van afgifte,
• de gegevens en het adres van de afzender (in het geval van bedrijven: naam en statutair adres),
• de gegevens en het adres van de transporteur (in het geval van bedrijven: de naam en het adres van de statutaire zetel),
• de plaats en de datum van inontvangstneming van de goederen door de transporteur,
• de uiteindelijke bestemming van het lossen,
• de gegevens en het adres van de afnemer (in het geval van bedrijven: de naam en het adres van de statutaire zetel),
• een veelgebruikte term voor het soort goederen,
• de manier waarop de lading is verpakt,
• het aantal stuks, het brutogewicht of de op een andere manier uitgedrukte hoeveelheid goederen,
• de kenmerken en het aantal van de geladen goederen,
• de kosten in verband met het transport (vrachtkosten, toeslagen, douanerechten en andere tijdens de looptijd van het contract gemaakte kosten),
• de instructies die nodig zijn voor het vervullen van douane- en andere formaliteiten,
• een verklaring dat het transport, niettegenstaande enig andersluidend beding, onderworpen is aan de bepalingen van de CMR.

Kunnen in het CMR aanvullende aanbevelingen voor het transport worden opgenomen?

Ja, naast de hierboven beschreven verplichte punten kan ook aanvullende informatie in het CMR worden opgenomen, bijvoorbeeld:

• een verbod op overslag van goederen tijdens transport,
• een lijst met kosten waarvoor de afzender verantwoordelijk is,
• het bedrag van het voorschot dat wordt geind bij afgifte van de goederen,
• de waarde van de lading en het bedrag dat het bijzondere belang bij de aflevering vertegenwoordigt,
• instructies met betrekking tot de verzekering van de vervoerde goederen,
• de overeengekomen transportdatum,
• een lijst met documenten die aan de transporteur zijn overhandigd.

Zijn er sancties voor het ontbreken van CMR-documentatie voor internationaal transport?

Ondanks bepalingen die de inhoud van de CMR-vrachtbrief regelen, is het opstellen ervan op zichzelf geen wettelijke verplichting en doet het geen afbreuk aan de geldigheid van het gesloten contract. Dit betekent dat het ontbreken of het onjuist invullen van de documentatie geen juridische gevolgen heeft voor de contractpartijen. Het is echter de moeite waard te zorgen voor een correcte voorbereiding van de documenten, aangezien het bezit ervan het transport vergemakkelijkt en het de controle van het verloop ervan overeenkomstig de details van de bestelling mogelijk maakt.

Fouten in de CMR-vrachtbrief – gevolgen

Inconsistenties tussen de informatie in de CMR en de feiten kunnen reële gevolgen hebben voor zowel de afzender als de transporteur. Zoals reeds eerder vermeld, is de afzender verantwoordelijk voor schade en kosten die de transporteur oploopt als gevolg van documentatiefouten.c De gevolgen van nalatigheid voor de transporteur kunnen op hun beurt onder meer de volgende zijn:

• Financiële sancties opgelegd bij controle van documenten voor het ontbreken of verstrekken van onjuiste informatie, bijvoorbeeld met betrekking tot de naam van de transporteur, de datum waarop het document werd opgesteld of het ontbreken van een verklaring dat het vervoer onder het CMR-Verdrag valt – de sancties worden geregeld door de nationale wetgeving die van toepassing is op de plaats van de controle.
• Kosten als gevolg van beschadiging of verlies van een deel van of de volledige lading tijdens het transport – de transporteur of chauffeur is verplicht de werkelijke staat en hoeveelheid van de goederen op het moment van inontvangstneming bij de afzender te controleren en na te gaan of dit overeenkomt met de vrachtbrief. Het ontbreken van gemelde bezwaren wordt beschouwd als een bevestiging van deze informatie en kan de transporteur belasten in geval van latere ontdekking van tekortkomingen bij gebrek aan andere bewijzen die de schuld van de afzender bevestigen. Indien het niet mogelijk is de controle uit te voeren, moet in het CMR een passende aantekening met motivering worden opgenomen.

e-CMR – wat is het en hoe werkt het?

In 2011 is aan het CMR-Verdrag een aanvullend protocol toegevoegd met betrekking tot de uitgifte van elektronische vrachtbrieven. Polen heeft deze wijzigingen in 2019 doorgevoerd. Op dit ogenblik kunnen transportdocumenten langs elektronische weg al in 29 landen worden opgemaakt, en andere landen werken aan de erkenning ervan. De nieuwe regelgeving verandert alleen de vorm van afgifte van het CMR en staan het gebruik van elektronische handtekeningen toe; de regels die de inhoud en verantwoordelijkheid van elke partij bepalen, blijven ongewijzigd.

Waarom is het e-CMR een voordelige oplossing?

Het gebruik van elektronische transportdocumenten biedt onmiskenbare voordelen voor alle contractpartijen, maar ook voor het milieu. De grootste voordelen van deze oplossing zijn:

• snellere document circulatie,
• constante toegang tot actuele informatie over het transportverloop,
• minder papierverbruik voor het opstellen van transportdocumenten.

Bij Marathon International zijn we van mening dat een efficiënte documentenstroom en het vermogen om snel alle details van een order te verifiëren de sleutel is tot efficiënte en winstgevende transportdiensten, ongeacht de lengte en de richting van de route. Wij bieden transporten op maat, dus neem gerust contact met ons op om uw zaak te bespreken.