30 marca, 2022 |

Sprawny transport towarów ma kluczowe znaczenie dla działania praktycznie każdej gałęzi gospodarki, a nawet drobne opóźnienia mogą odbić się na przebiegu całego łańcucha dostaw. Nic więc dziwnego, że firmy transportowe nieustannie poszukują sposobów na optymalizację swojej pracy dla zapewnienia większej efektywności i terminowości realizowanych przewozów. Drogą, która pozwala na osiągnięcie w tym zakresie największych korzyści, jest cyfryzacja — szczególnie spedycja i logistyka to dziedziny, które mogą zostać w prosty sposób usprawnione poprzez wykorzystanie nowoczesnych technologii i systemów. W jaki sposób przewoźnicy i ich klienci zyskują na wykorzystaniu rozwiązań jak system TMS?

Czym jest system TMS?

System TMS (Transport Management System), czyli system zarządzania transportem, to oprogramowanie stworzone z myślą o branży TSL, które ułatwia planowanie, zarządzanie i rozliczanie zleceń transportowych. Wykorzystanie narzędzi cyfrowych w ramach działalności firmy przewozowej daje możliwość przechowywania całej dokumentacji w jednym miejscu i pozwala na łatwy dostęp do informacji potrzebnych w danej chwili. To jednak rozwiązanie oferujące zdecydowanie więcej niż tylko przejście od dokumentów papierowych na ich wersję cyfrową — dobranie programów pod kątem specyfiki swojej działalności i potrzeb zespołu to sposób na znaczne przyspieszenie obiegu dokumentów, lepszą kontrolę nad wydatkami, optymalizację kosztów i sprawniejsze planowanie tras.

Czy korzystanie z systemu TMS jest niezbędne w branży transportowej?

Duża konkurencja w branży transportowej wymaga od przewoźników ciągłego usprawniania świadczonych usług w celu zdobycia atrakcyjnych zleceń. Nie wystarczy jedynie oferowanie jak najniższych cen, jeszcze ważniejsze jest zapewnienie szybkich, bezpiecznych i sprawnych dostaw. W tym miejscu pojawia się kwestia rozwiązań jak TMS — system zarządzania transportem pozwala na zwiększenie wydajności i efektywności przedsiębiorstwa, a przejrzysty sposób działania i dostęp do informacji na temat przebiegu zlecenia wpływa również pozytywnie na wiarygodność firmy w oczach klientów. Nie bez znaczenia jest też fakt, że konkurowanie z przewoźnikami, którzy na co dzień wykorzystują nowe technologie, przy użyciu jedynie tradycyjnych i przestarzałych metod jest nie tylko bardzo trudne, ale też nieopłacalne. Wszystko to sprawia, że mimo że cyfryzacja transportu nie jest warunkiem koniecznym działania w branży przewozowej, rezygnacja z niej zdecydowanie nie zwiększa szansy na sukces.

Jak dobrać i wprowadzić system TMS w firmie transportowej?

Cyfryzacja procesów transportowych może przynieść korzyści zarówno w mniejszych firmach przewozowych o lokalnym zasięgu, jak i w dużych przedsiębiorstwach realizujących dostawy na trasach międzynarodowych. Specyfika działalności powinna jednak każdorazowo być uwzględniana w doborze konkretnych rozwiązań, co umożliwi osiągnięcie optymalnych rezultatów i precyzyjnie odpowie na potrzeby danego przewoźnika i jego klientów. Wybierając oprogramowanie dla swojej firmy, warto więc skupić się na dostępnych funkcjach i możliwościach ich konfiguracji dla maksymalnego dopasowania do rodzaju wykonywanych zleceń.

Sam wybór systemu to jedynie pierwszy krok, w kolejnym konieczna jest jego implementacja i połączenie z innymi narzędziami czy programami wykorzystywanymi w danej firmie. Dzięki temu dane i potrzeby wszystkich działów są przetwarzane w ramach jednego systemu TMS — logistyka, transport, spedycja, a także dział księgowy czy HR — dla sprawniejszej realizacji przewozów i zarządzania zasobami oraz dostępnymi narzędziami. Ponieważ od prawidłowego wdrożenia oprogramowania i przeszkolenia pracowników w jego użytkowaniu zależy opłacalność całej inwestycji i jej skuteczność, najlepiej powierzyć to zadanie specjalistom, zamiast szukać oszczędności, wybierając uniwersalne lub niesprawdzone rozwiązania.

Korzyści płynące z cyfryzacji procesu transportowego

Dla przewoźnika

• Kompletna baza danych na temat przebiegu zleceń. System TMS zbiera dane m.in. o przebytych etapach transportu, czasie pracy kierowcy, stanie pojazdów, specyfice ładunku i wiele więcej w jednym miejscu. W dodatku ich odnalezienie nie wymaga przeglądania pojedynczych dokumentów, ponieważ oprogramowanie umożliwia łatwe znalezienie poszukiwanych informacji.
• Możliwość szybkiego reagowania i wprowadzania zmian. Automatyzacja i informacje o transporcie spływające do systemu w czasie rzeczywistym pozwalają szybko zauważyć ewentualne opóźnienia czy problemy i im przeciwdziałać. To prosty sposób na monitorowanie czasu pracy kierowców, zgodności przewozu ze szczegółami zlecenia oraz stanu floty.
• Zwiększona efektywność współpracy różnych działów firmy. Korzystając z dokumentacji papierowej łatwo przegapić lub zgubić istotne informacje, szczególnie w przypadku przenoszenia dokumentów pomiędzy działami. Systemy informatyczne usuwają ten problem, a każdy z pracowników ma dostęp do niezbędnych danych ze swojego miejsca pracy.
• Optymalizacja procesu transportowego i ograniczenie strat. Posiadanie szczegółowej wiedzy na temat działalności firmy jest kluczem do jej usprawnienia. System TMS umożliwia poprawę wydajności, lepszy dobór narzędzi do rodzaju ładunku, optymalne wykorzystanie powierzchni naczepy, obniżenie kosztów, a także zaplanowanie tras pod kątem szybkości i efektywności przejazdu.

Dla zleceniodawcy

• Wyższa jakość obsługi klienta. Cyfryzacja procesu transportowego umożliwia szybsze przygotowywanie dokumentacji przewozowej i dostarczanie jej do klienta bez zbędnej zwłoki. To także brak oczekiwania na wiadomości o zleceniu, ponieważ dostępne są na bieżąco.
• Szybki dostęp do informacji na temat zlecenia. W zależności od rozwiązań wybranych przez przewoźnika klient może otrzymać dostęp do aktualnych informacji na temat przebiegu zleceń, a nawet opcję monitorowania przejazdu.
• Ograniczenie ryzyka opóźnień i komplikacji. Sprawna komunikacja na linii kierowca-przewoźnik pozwala na szybkie rozwiązywanie problemów na drodze i wydajniejsze planowania tras.

Marathon International stawia na cyfryzację

W Marathon International rozumiemy, jak istotny wpływ nowoczesne technologie mają na jakość usług transportowych. Właśnie dlatego dbamy o szybkie wprowadzanie wszelkich nowinek do naszej działalności i regularne aktualizowanie wykorzystywanych systemów. W ten sposób możemy zagwarantować pełną transparentność współpracy oraz szybkie dostarczanie dokumentów do klienta. Dla jeszcze większej efektywności naszej pracy planujemy pełną cyfryzację kontaktu z klientem, dzięki czemu będzie przebiegać dużo sprawniej i bez zbędnych opóźnień.